Voor handig en snel beheer van inschrijvingen kookkampen
Bye bye Excel. Welkom automatisering en efficiëntie! Kookkot was ernaar op zoek en vond het bij Siteffect. Want als specialist in gebruiksvriendelijke applicaties en service op maat van de klant, herkenden we de noden van Kookkot maar al te goed. We zijn dankbaar en trots dat we voor hen een hippe website en app mochten bouwen, zodat de inschrijvingen voor hun kookkampen des te beter konden binnensijpelen, met een groot gebruiksgemak op vlak van beheer.
Ok, we geven het toe. We hebben ook wel een passie voor food, dus het is erg leuk dat de wegen van Kookkot en Siteffect elkaar kruisten. Hun initiatief – actieve kookkampen voor jongeren – kunnen wij alleen maar toejuichen. Kookkot laat jongens en meisjes tussen 8 en 13 jaar tijdens een culinaire vijfdaagse in vakantieperiodes kennismaken met de kleurrijke wereld van een echte chef. Van koken met gezonde voeding tot snijtechnieken, afwasprincipes tot de etiquette van het opdienen. Alles passeert er de revue, afgewisseld met sport, spel en vooral een flinke portie amusement.
Een 4-tal jaar geleden begonnen Erwin en Kirsten aan het avontuur Kookkot, met een eenvoudige website en inschrijvingen die best wat manueel werk vroegen. Hun project mocht wel een digitale boost krijgen en via een advertentie in een lokaal magazine kwamen ze bij ons terecht.
Speelse website met originele navigatie
In een eerste fase vernieuwden we de website van Kookkot. Voor onze afdeling webdesign en webontwikkeling geldt: flexibiliteit troef. Dat betekent dat de behoeften van de klant centraal staan en dat we een website bouwen met technologie die het beste bij hen past. Om die reden kozen we samen voor WordPress CMS. Het resultaat is webdesign op maat en een unieke en mobile responsive site.
Als je kookkot.be bekijkt, valt meteen de speelse en originele navigatie op. Die past perfect bij de huisstijl van Kookkot en de doelgroep. Je surft handig doorheen de website en ontdekt snel de data van de kookkampen, de foto’s, het gastenboek en de veelgestelde vragen. Duidelijkheid troef, met een hoge funfactor.
“We vinden onze nieuwe website funky en veel overzichtelijker”, vertelt Kirsten enthousiast. Je krijgt een goede impressie van de sfeer en ons doel: kinderen de (kook)tijd van hun leven bezorgen. Een groot voordeel is ook het gebruiksvriendelijk CMS, foto’s en info zijn in een mum van tijd aangepast.”
Cloud-applicatie in FileMaker
Aanvankelijk werden de inschrijvingen voor de kookkampen via een standaardformulier op de website doorgestuurd naar de mailbox van Erwin en Kirsten. Kwestie van alles opvolgen en beheren in Excel. Vele organisaties doen dat trouwens nog steeds, maar er zijn betere oplossingen. Zoals een gebruiksvriendelijke applicatie op maat bijvoorbeeld.
Bij Siteffect hebben we jarenlange ervaring met het ontwikkelen van bedrijfssoftware en business apps. We konden Kookkot dus ook prima met hun 2de vraag helpen: een applicatie bouwen om de inschrijvingen en het beheer van de kookkampen te automatiseren. Zodoende gingen we aan de slag.
We bouwden een Cloud-applicatie in databasesoftware FileMaker. Ideaal om data te beheren.
Enkele highlights van de applicatie:
- Je kan een nieuw kamp aanmaken en aanduiden of die zichtbaar mag zijn op de webpagina https://kookkot.be/overzicht-kookkampen.
- Bij een kamp horen een aantal plaatsen. Elk kamp krijgt bij aanvang de status ‘Open’, daarna status ‘Laatste plaatsen’ (wanneer nog 10% van de plekjes beschikbaar is) en vervolgens wordt de status door het systeem automatisch aangepast naar ‘Volzet-Wachtlijst’ (er kan nog ingeschreven worden op een wachtlijst). Op de startdatum van het kamp gaat de status automatisch naar ‘Afgesloten’.
- Er worden automatische e-mails gegenereerd:
- Na inschrijving via de website;
- Wanneer Erwin en Kristel de inschrijvingsstatus op ‘Betaald’ zetten;
- 3 maanden voor de start van een kamp een herinnering indien er nog niet betaald werd;
- 2 weken na deze herinnering op 3 maanden voor de start van een kamp: een melding dat de reservatieplaats vervallen is, m.a.w. dat men opnieuw dient in te inschrijven. De inschrijving krijgt dan de status ‘Vervallen’.
- 1 x per jaar genereert het systeem fiscale fiches voor kinderen die geen 12 jaar zijn bij de start van het kamp. Deze fiches worden automatisch gemaild.
- De applicatie laat verder ook toe om aanwezigheids- en verzekeringslijsten te exporteren.
“De Cloud-applicatie en website zijn gekoppeld, dus bij elke aanpassing in FileMaker zijn de wijzigingen meteen zichtbaar op onze website”, besluit Kirsten. “Dat is superhandig, net zoals de automatische bevestigingen die naar de inschrijvers gaan. We moeten er niet meer continu met onze neus bovenop zitten. Opvolging en beheer verlopen veel vlotter, ook al nemen de inschrijvingen toe. We zijn erg tevreden over onze samenwerking met Siteffect. Een topjob – ontwikkeling website en Cloud-applicatie – hebben zij voor ons gedaan. Toffe mannen trouwens, met tonnen ervaring. Zo’n webpartner en softwarespecialist kunnen wij iedereen aanraden.”
