Een intelligente software voor stockbeheer, makkelijk raadpleegbaar met uw iPhone? Guldager, Deens bedrijf gespecialiseerd in waterverzachters, was op zoek naar een gepersonaliseerde applicatie die haar contacten en stocktransacties haarfijn volgt en beheert. Guldager schoof met Siteffect aan tafel en specifieerde haar vraag in functie van haar interne werking en magazijnorganisatie. Eén ding was zeker: een kant-en-klaar oplossing was niet voldoende.
Software voor stockbeheer, 100% maatwerk
Om haar voorraadmanagent op poten te zetten en in goede banen te leiden, werkte Guldager reeds met Claris FileMaker, een krachtige databaseapplicatie voor ondernemingen. Al snel werd duidelijk dat de software die ze gebruikte op veel vlakken tekortschoot: de standaardinstellingen werden slechts minimaal aangepast, waardoor de toenmalige software geen afdoende, concreet antwoord bood op hun specifieke organisatievraag. Siteffect luisterde, bracht alle pijnpunten in kaart en ontwikkelde een stockapplicatie op maat.
Bedrijfsapplicatie voor contacten en voorraadbeheer
De vraag van Guldager was tweeledig: een slimme software voor het contactenoverzicht enerzijds en een transparante software voor voorraadbeheer anderzijds. Twee facetten die u duidelijk terugziet op startscherm van de applicatie, want de intuïtieve knoppen maken het mogelijk contacten aan te vullen, de planning te raadplegen of de lijst van clientmanagers te doorbladeren. Het paradepaardje? Inventory, een uniek stocksysteem toegespitst op de voorraad van Guldager. Artikelnummer, stocklocatie, boekhoudgegevens, leveringstijd, leveranciers, prijsratio, … Met een eenvoudige druk op de knop toont Inventory alle relevante stockdata voor meer dan 3000 artikelen.
Software voor stockbeheer met QR-codes
Een piekfijne stocktelling doet Guldager tegenwoordig aan de hand van QR-codes raadpleegbaar in haar eigen bedrijfsapplicatie. Een enorme tijdswinst, want waar een inventarisatie vroeger enkele dagen in beslag nam, doet de ploeg dit vandaag op slechts anderhalf uur. Uitgaande orders of binnenkomende stockaanvullingen? Alle transacties worden nauwkeurig gescand met iPhones, waarna de voorraad automatisch geüpdatet wordt.
Ordersysteem gelinkt met de Inventory
Naast een hypernauwkeurig voorraadbeheer en contactenoverzicht, bevat de Guldager bedrijfsapplicatie ook een handig ordersysteem voor leveranciers. Deze derde module is gelinkt met de Inventory en genereert op aanvraag een productlijst waarvan het stockaantal onder de minimumhoeveelheid zakt. Producten selecteren, de aantallen wijzigen, artikels toevoegen, … Nadat de gebruiker aangeeft welke producten hij wil bestellen, worden deze door het ordersysteem gegroepeerd per leverancier en voorzien van een afzonderlijke bestelbon in PDF-formaat.
Optimaliseren en automatiseren, dat was onze hoofdfocus tijdens de ontwikkeling van dit programma voor Guldager. Na een grondige analyse van het eerste systeem, bouwden we de software beredeneerd op, module per module. Mét resultaat, want de huidige app biedt Guldager niet alleen een glashelder stockoverzicht, maar vervangt ook heel wat manueel scan- en telwerk in het magazijn
Olivier Troch, Siteffect
Bij Siteffect staat constante samenwerking centraal. Wat zijn de pijnpunten? Hoe kunnen we ons stockverloop transparant rapporteren? Toen we onze ideeën met Olivier bespraken, ging hij meteen op zoek naar een efficiënte oplossing in functie van onze noden en werkwijze. Het resultaat mag dan ook gezien worden: een op maat geschreven softwareapplicatie die de prijzen en stockwaarden elk uur up-to-date houdt. Het ingenieuze scansysteem zorgt voor een gestroomlijnd voorraadbeheer waar we graag mee uitpakken naar onze Guldager zusterbedrijven in Zwiterland en Denemarken.
Bruno Moriau, Guldager
